13 Padronização

O que é

Padronização é a atapa onde os registros das ações realizadas que se comprovaram eficazes são consolidados, os documentos e normas são publicadas e os treinamentos são realizados. Um exemplo comum é o POP(procedimento operacaional padrão).
A padronização envolve estabelecer e seguir um conjunto de regras ou especificações sobre como realizar uma determinada tarefa ou atividade. Ela pode se fundir com o compliance que é o ato ou processo de cumprimento de uma regra, norma ou aquilo que foi proposto para evitar que problemas apareçam ou sejam reincidentes. Esta relacionado a conformidade no cumprimento de requisitos oficiais.

Permitir a reprodução de processos considerandos eficazes, reduzindo a variação, o desperdício de recursos e os custos de produção melhorando a competitividade.
Ajuda a garantir que os processos sejam consistentes, eficientes e eficazes melhorando o desempenho e os resultados por ser utilizados as melhores práticas até então conhecidas.
Melhorar a comunicação e colaboração entre os envolvidos usando formatos e linguagens comuns tornando os processos mais simples de serem monitorados e ajustados.
Auxiliar na criação e cumprimento das regras e normas.

Da necessidade de adaptações aos benchmarks do setor, feedback de consumidores, requisitos regulatórios e conhecimento interno vindos através de testes, experimentos e sugestões.
Encurtar o tempo na implantação e adaptação de modelos que foram testados e que apresentaram resultados positivos.
Da necessidade de evitar a reincidências de problemas.

Replicar as atividades que funcionaram conforme planejados e foram consideradas eficazes.
Criar diretrizes que servirão como orientação para o processo (e.g especificações, regras, melhores práticas, procedimentos, check-lists, modelos, métricas, políticas entre outros) para a obtenção de consistência e qualidade no processo.
Revisar as ações que não tiveram um bom desempenho e propor mudanças.
Adotar as soluções definidas como padrão.
Planejar monitoramento contínuo das soluções padronizadas.
Verificar se o padrão está sendo seguido.
Medir e acommpanhar o desempenho dos resultados do processo comparando com a linha de base e registrando os resultados para verificar o que está funcionando e o que não está. Indicadores como tempo, custo, qualidade e satisfação podem ser utilizadas e apresentados em ferramentas como paineis, relatórios e sistemas ed feedback. A coleta de dados pode ser feita com auxilio de pesquisas, auditorias e análise para avaliar e melhorar os padrões.
Identificar se há mudanças sistemáticas.
Procurar a próxima oportunidade de melhoria.
Comunicar em linguagem consistente e que seja fácil de ser compreendida, pode ser utilizadas fluxogramas, diagramas, vídeos e manuais com a ideia da comunicação ser clara e concisa.
Treinar pessoas e fornecer os recursos, ferramentas e suporte necessário que permita a execussão do processo padronizado com foco na formação de cultura de melhoria contínua.

Após a etapa de padronização, o PDCA é reiniciado como parte do processo de melhoria contínua seja no processo existente, um novo.

Melhorar a capacidade e velocidade de adaptação e ajustes aos diferences ciclos existentes dentro dos negócios. e vida pessoal.
Facilitar o aprendizado, a comunicação e geração de ideias pois como a padronização a ideia é que todos falem a mesma lingua.
Criação de cultura que pode guiar uma sociedade no longo prazo.