9 Plano de Ação
O que é
O plano de ação é uma ferramenta utilizada para detalhar e organizar todas as tarefas a serem executadas para a resolução do problema(CAMPOS, 1994).
A ferramenta também é conhecida pela sigla 5W2H que se refere as primeiras letras das diretrizes utilizadas no plano de ação, sendo cinco delas iniciadas em “W” e duas delas em “H” no idioma inglês, e são classificadas em:
- What – O que será feito (etapas).
- Where – Onde será feito (local).
- Why – Por que será feito (justificativa).
- When – Quando será feito (tempo).
- Who – Quem o fará (responsabilidade).
- How – Como será feito (método).
- How much – Quanto custará para ser feito (custo).
A ferramenta deve ficar em local visível para que todo o time envolvido possa ver as ações que estão sendo executadas, os detalhes e prazos.
Qual o objetivo
Organizar as tarefas em um padrão lógico para que fique claro para todos como as ações serão executadas.
Facilitar o detalhamento das ações, evitando ambiguidade ou a falta de algum detalhe que possa comprometer a execução das ações.
Ser uma ferramenta simples de fácil acesso e que possibilite o acompanhamento das ações em execução.
De onde vem
Oportunidade de ver com clareza as ações que serão feitas para solução do problema.
Possibilidade de ter maior transparência e clareza na comunicação e de poder acompanhar os resultados através dos indicadores atrelados as ações que estão sendo executadas.
Possibilidade de usar os registros para avaliação de problemas similares no futuro.
Necessidade de ter os detalhes das ações em andamento para que possa ser executada com mais eficiência.
Como fazer
Pode ser feito usando editor de textos, planilhas ou sistemas especializados.
Inserir detalhes que transmitam informações com clareza como
- Nome do plano para que fique fácil entender do que se trata.
- Area envolvida
- Objetivo estratégico se refere aos efeitos que serão sentidos por todo o negócio da empresa.
- Objetivo do plano se refere aos efeitos que serão sentidos inicialmente na área que está sendo feita as ações.
- Indicador atrelado para que os resultados das ações possam ser acompanhadas e avaliadas se estão surtindo resultados esperados ou será necessário ajustes ou correções.
- O que será feito, é uma descrição geral do que se pretende fazer para eliminar o problema.
- Onde será feito, são as áreas, setores ou lugares onde as ações serão executadas.
- Por que será feito, é um maior detalhamento sobre a justificativa das ações e serão muito úteis principalmente no futuro caso problemas similares ocorram, poupando muito tempo e dinheiro.
- Como será feito são detalhes mais técnicos, a ideia é criar um gancho para a memória em caso de ocorrência de problemas similares no futuro. Onde essas ideias são usadas como complemento facilitando todo um trabalho que poderá ser feito.
- Quem fará, é uma informação importante tanto para interessados no projeto quanto para os responsáveis que terão os projetos atrelados as suas carreiras enriquecendo o currículo e criando oportunidades.
- Quando será feito, é o prazo máximo em que a ação deverá ser concluída.
- Quanto custará, é uma informação importante para alocação de recursos e orçamento quanto para avaliar o retorno sobre investimento em caso de projetos de expansão por exemplo.
Pra onde vai
O próximo passo após o início da execução das ações e a análise de resultados.
Os resultados serão medidos por indicadores e que podem ser divididos em indicadores direcionadores e de resultado.
Imagine que o objetivo é perder peso. O indicador de resultado é o peso na balança após a dieta ou tratamento. Já o indicador direcionador pode ser o volume de alimentos consumidos diariamente, tipo de alimentos consumidos, intensidade de exercícios entre outros.
Qual o resultado
Melhoria da comunicação na execução de ações para solução de problemas através de detalhes claros sobre o que deve ser feito e como será medido.
Facilidade de compreensão dos detalhes por estarem em uma sequencia lógica que vai se tornando cultura com o passar do tempo.
Melhoria na probabilidade de sucesso na solução de problemas pelo uso racional dos recursos envolvidos. Da liderança ao time de operação, todos sabem o que deve ser feito, como avaliar e como agir a partir dos dados que são coletados nos resultados de avaliação.